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Gesicherte Dokumentenverteilung

SecuredLink für windream

Gesteuerter Dokumentenversand und schlanke Postfächer.

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Gesicherte Dokumentenverteilung

SecuredLink für windream

Mit SecuredLink für windream können Links zu Dateien in windream unter Berücksichtigung
verschiedenster Sicherheitsrichtlinien einfach mittels E-Mail versandt werden. Mit einem Mausklick
können berechtigte Benutzer einen „secured“ (gesicherten) Link an Empfänger versenden, die sonst
keinen direkten Zugang zum windream System haben – d.h. auch an externe Empfänger. Es sind
keine zeitraubenden Kopien auf weiteren Servern (z.B. FTP) und keine zusätzliche Erstellung von
Download Links erforderlich. So kann ein Zugriff auf Dokumente, die im zentralen ECM verwaltet
werden, auch direkt in eine Webseite eingebettet werden.

SecuredLink für windream

Mit SecuredLink für windream können Links zu Dateien in windream unter Berücksichtigung
verschiedenster Sicherheitsrichtlinien einfach mittels E-Mail versandt werden. Mit einem Mausklick können berechtigte Benutzer einen „secured“ (gesicherten) Link an Empfänger versenden, die sonst keinen direkten Zugang zum windream System haben – d.h. auch an externe Empfänger. Es sind keine zeitraubenden Kopien auf weiteren Servern (z.B. FTP) und keine zusätzliche Erstellung von Download Links erforderlich. So kann ein Zugriff auf Dokumente, die im zentralen ECM verwaltet werden, auch direkt in eine Webseite eingebettet werden.

SecuredLink in der täglichen Anwendung

SecuredLink mit Anwendungsbeispielen

  • Berechtigungen und Sicherheit
    Öffentlich zugängliche Downloadlinks dürfen in der Regel nur einem eingeschränkten Anwenderkreis zugestellt werden. Um hier auch eine möglichst hohe Flexibilität, aber auch Kontrolle zu gewährleisten, werden die Versandmöglichkeiten für secured Links über das Standard windream Berechtigungssystem gesteuert. Links können z.B. von einem Anwender nur versandt werden, wenn eine für diese Funktion freigegebene Benutzergruppe zumindest Leserechte hat und der Anwender Mitglied dieser Gruppe ist. Die Zuordnung erfolgt über die windream Rechtesteuerung. Hiermit kann sehr flexibel und detailliert gesteuert werden, welche Dokumente öffentlich freigegeben werden.
  • Einbindung in andere Anwendungen
    Secured Links können als Standard http-Links in Webseiten, firmeninterne Portale oder auch in andere Anwendungen eingefügt werden. Idealer Weise werden zum Beispiel alle Marketingdokumente in windream verwaltet. Mit dem Einsatz von secured Links auf Webseiten erhalten Interessenten damit automatisch immer die letztgültigen Dokumente. In internen Anwendungen kann immer auf das aktuellste Datenblatt oder die gültige Arbeitsanweisung referenziert werden. Die Erstellung von secured Links kann auch in eigene Anwendungen integriert werden.

SecuredLink für windream im Überblick

  • Einfacher Zugriff auf Dokumente ohne direkten windream Zugang.
  • Keine speziellen Anmeldemechanismen für die Empfänger.
  • Versand von schlanken E-Mails, keine großen E-Mail Anhänge.
  • Keine Ablehnung von E-Mails auf Empfängerseite durch Größenbeschränkungen oder gelöschte Anhänge aufgrund von Sicherheitseinstellungen.
  • Geringere Belastung des E-Mail Servers, damit höhere Performance sowie weniger Speicherplatzbedarf.

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